Par Chris Whitside

Se débattre avec ses courriels est apparemment devenu le prix à payer pour soutenir le progrès en ce XXI^e siècle. Même si le courrier électronique est venu faciliter et accélérer les communications d'entreprise, plusieurs d'entre nous se sentent maintenant accablés par le volume et le chaos qu'entraîne cette surcharge d'information. Heureusement, de nouveaux outils de communication sont en cours de développement et ils incluent un format de message qui est beaucoup plus facile à suivre qu'une chaîne de courriels décousue. Le groupe des normes électroniques (GNE) sera parmi les premiers comités de l'industrie de FundSERV à essayer ces nouveaux outils, impatiemment attendus.

« Améliorer le flux de travail de nos clients est un important objectif

pour nous, chez FundSERV, déclare Mme Rosemary Marchesano, spécialiste principale des relations avec l'industrie de FundSERV. Mais le courriel représente notre propre défi de flux de travail. En dehors de nos réunions de comité et de groupe de travail, nous subissons une vague constante de courriels et de documents passant de l'un à l'autre. Une ébauche est envoyée, tous y ajoutent leurs commentaires et les gens commencent ensuite à ajouter leurs commentaires sur les commentaires. Peu de temps après, si les courriels s'entrecroisent, certains suggèrent des changements concernant des questions qui sont déjà résolues. Cette situation est très frustrante. Nous avions besoin d'un système qui contrôle la version d'un document et d'un système de messagerie plus sensé. »

Simultanément, l'équipe de gestion en cas d'urgence de FundSERV reconnaissait le besoin d'un outil de communication qui aiderait les groupes de travail à communiquer lorsque la tenue de réunions en personne s'avère impossible — tout particulièrement dans une situation telle qu'une épidémie de grippe. Or, Mme Carol Walker, directrice des relations avec l'industrie et des communications de la société, en plus de gérer les communications de FundSERV, dirige aussi l'équipe de planification en cas d'urgence.

« Nous avions besoin d'un nouvel outil pour les communications en cas d'urgence et que FundSERV en avait déjà un qui pouvait être adapté à cette fin, nous dit Mme Walker. Non seulement cet outil pouvait nous être utile en cas d'urgence, mais il pouvait aussi résoudre les questions de contrôle de version et les chaos de courriels. L'outil, dont se sert déjà l'équipe des relations avec les clients de FundSERV, est un système de collaboration « prêt à utiliser ». Encore mieux, comme FundSERV le possède déjà, elle n'aura pas à trouver un fournisseur ni à effectuer une dépense pour se procurer un nouveau produit. »

Le logiciel BEA Aqualogic User Integration permet aux entreprises de créer des sites de portail intranet grâce auxquels les équipes de travail peuvent communiquer facilement en ligne dans un environnement sécuritaire et convivial. La possibilité d'un accès au moyen de leur procédure normale d'ouverture de session de FundSERV offre aux utilisateurs toutes les caractéristiques du système, incluant des formulaires conçus pour aider à gérer le contrôle de version des documents, des calendriers et le fil conducteur des messages. Plutôt que de communiquer à l'aide de courriels distincts, les membres d'équipe ajoutent leurs messages à un fil séquentiel de messages dans un forum en ligne.

FundSERV effectuera d'abord des essais du nouveau portail de comité avec le GNE. Le groupe commencera à l'utiliser en juillet, et à la fin d'octobre, nous recueillerons leurs évaluations du système. Un déploiement ultérieur des portails des autres groupes de travail suivra une évaluation des exigences relatives au soutien continu de l'exploitation.