| FundSERV Inc. |  |
 Volume 2, numéro 3, juillet 2002 |
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Mettant en pratique ce qu'elle prêche, FundSERV se prépare à automatiser ses procédures internes |
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Voir aussi: FundSERV et Centraide : Les débuts de quelque chose d'exceptionnel Développement commercial—Une nouvelle division de FundSERV L'équipe de FundSERV gère les cas complexes de fusions de clients et des acquisitions Rien n'est impossible pour FundSERV, déclare son directeur du réseautage Rendement du réseau de FundSERV Dates de gel de l'exploitation Grandes lignes de l'évaluation de la satisfaction des clients 2002
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Par Bruce Striegler « L'industrie des fonds d'investissement crée de nombreux documents » déclare Amir Jaffri, vice-président de la Technologie chez FundSERV inc. « Chez FundSERV, nous comptons automatiser les procédures internes dans des projets pilotes pour prouver à nos clients que l'infrastructure à clés publiques (ICP) — avec sa capacité à accepter les signatures numériques et la non-répudiation — est la solution pour créer des processus plus sécuritaires et plus efficaces. » Les projets pilotes actuellement développés portent sur la gestion électronique des changements, le processus électronique du déroulement des opérations et la facturation électronique (facturel). « Un exemple important de la gestion des changements et du déroulement des opérations est illustré dans notre secteur de développement de projet » ajoute Amir » « Un projet passe par plusieurs voies complexes et de strictes approbations incluant plusieurs services, la direction et l'équipe de développement. Les documents requis et le maintien de leur distribution sont des tâches lourdes. Nous prévoyons convertir nos formulaires sur papier en formulaires électroniques pour pouvoir les envoyer par courriel. » La loi canadienne rend possible l'utilisation de signatures numériques au lieu des signatures traditionnelles sur papier. « Ainsi, avec la conversion électronique de notre flux de travaux », dit Amir, « nous pouvons maintenant appliquer les signatures numériques dans le processus d'approbation pour terminer le cycle électroniquement. » FundSERV prévoit utiliser ce type de processus à l'interne dans plusieurs secteurs comme les Ressources humaines pour les demandes de vacances et les Finances pour les rapports de dépenses. « En empruntant cette voie, nous tirons avantage de que certains appellent l'aspect de la « collectivité virtuelle » de l'ICP » ajoute Amir. « Nous créons une collectivité virtuelle d'utilisateurs qui peuvent communiquer efficacement, de façon rentable et en toute sécurité même s'ils ne se connaissent pas. L'autorité de certification (AC) nous fournit ce niveau de confiance. »
Frank Vree, directeur financier de FundSERV, indique que les plans sont également finalisés pour l'automatisation de la facturation et des paiements des clients. « Cette décision est naturelle et prise en temps opportun. Notre nouveau système de comptabilité nous permet de nous connecter à notre base de données principale qui stocke tous les renseignements de facturation. » La première phase, la facturation électronique pilote, devrait être opérationnelle en septembre. « Nous enverrons un courriel à nos clients et le message comprendra un lien, » déclare M. Vree. « Ce lien les amènera à la page conforme à l'ICP contenant leur facturation mensuelle. En plus de pouvoir consulter leur facture, nous leur fournirons toutes les données de facturation à l'appui, que les clients pourront sauvegarder pour fins d'historique. La page conforme à l'ICP comprendra un bouton permettant au client d'approuver et d'accepter la facture. » FundSERV révise toujours ses plans pour la phase deux — l'automatisation du processus de paiement. Le plan actuel inclut l'utilisation des systèmes de débits préautorisés pour effectuer les paiements. M. Vree affirme que « Nous stockerons les acceptations électroniques des clients et, de temps à autre, nous créerons un fichier de paiement pour les banques. » « L'automatisation de ce processus nous rendra plus efficaces, réduira nos comptes débiteurs et réduira aussi les coûts pour nos clients. Cette nouvelle politique fournit de plus une autre occasion de démontrer les avantages de notre technologie d'ICP » ajoute-t-il. Pour Amir et Frank, tirer avantage de la structure sécurisée d'ICP pour augmenter l'efficacité et réduire les coûts et les risques est un bon principe d'affaire. Amir ajoute, « Nous voulons instaurer ce système ici en premier pour démontrer son efficacité globale. » |
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