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Par Bruce Striegler

« FundSERV nous a récemment aidé à faciliter le déplacement de fichiers, pour le projet de fusion Schwab chez Scotia, par voie électronique aux sociétés de fonds » nous dit Tom Koumarelas, premier directeur de projet de Scotia Capital Inc. « En utilisant le réseau de FundSERV, nous avons pu transmettre l'information en temps opportun et en toute sécurité ce qui nous a permis d'être prêts pour exécuter les transactions dans ces comptes dès le lundi matin.

L'activité de fusion et d'acquisition au sein des industries de services financiers du pays est le genre de nouvelles que les membres du Service de soutien technique de FundSERV surveillent car plusieurs des sociétés concernées par ces regroupements sont des clients.

« Depuis le début 2002, nous avons traité huit fusions de sociétés de fonds dont trois en suspens et cinq fusions de courtiers dont nous avons connaissance, la plus récente étant Scotia » nous confie Paula Olson, directrice du Soutien technique et des essais d'acceptation des utilisateurs. « Nous voulons pouvoir soutenir et aider nos clients afin de leur permettre une intégration transparente des services que nous offrons. »

Nous ne sommes pas toujours informés directement des fusions de courtiers. Nous l'apprenons parfois uniquement car ils nous demandent par courriel, d'interrompre un ancien code et nous informent ainsi qu'une société a été achetée et qu'ils s'occuperont à l'interne d'apporter les changements nécessaires. Cependant, les sociétés de fonds sont plus complexes dans le système de FundSERV et exigent de nombreuses modifications. Nous aimerions recevoir une vue d'ensemble quatre à six semaines avant la date d'achèvement de la transaction.

Lorsque l'équipe a établi la communication avec le directeur de projet de transition, elle envoie une liste de vérification exhaustive et un questionnaire qui fait la différence entre une fusion de courtiers ou de sociétés de fonds, chacune comprenant trois scénarios commerciaux distincts.

Élaboration d'un plan stratégique

Des réunions ou des téléconférences s'ensuivent. « Nous revoyons la liste de vérification, point par point, et nous revoyons aussi tous les scénarios pour définir tous les détails. » La liste de vérification de la société de fonds de FundSERV comprend plus de 36 questions importantes ainsi que plusieurs sous-sections couvrant virtuellement tous les aspects de la transition.

Mme Olson nous indique que l'un des points principaux concerne le déplacement des fonds et cela touche d'autres services de FundSERV. Le service de Compensation et de règlement (SCR) doit être informé de la date où il peut accepter ou envoyer des espèces et quand arrêter. Par exemple, si une société de fonds est ouverte et accepte des ordres jusqu'au vendredi de la fin de semaine de la fusion, nous devons compenser tous ces ordres par l'entremise de notre service de compensation et de règlement. Nous devons donc discuter de toutes ces options et préparer des horaires répondant à l'objectif de nos clients. »

Exécution de scénarios complexes

Pour certaines sociétés de fonds, il faut confirmer les exigences de création d'un fichier spécial durant les fins de semaine et prévoir les ressources requises. S'il s'agit d'une fusion de courtiers, il est possible qu'un technicien de FundSERV doive travailler durant la fin de semaine.

Mme Olson souligne que, selon le type de fusion des sociétés de fonds, il est possible qu'il faille apporter certains changements au système de post-marché. « Dans ce cas, nous devons savoir quand les opérations seront interrompues et nous obtenons certains fichiers de l'ancien post-marché et certains du nouveau. Nous devons savoir comment ils prévoient déplacer les comptes d'une société à l'autre. »

Les essais sont une composante très importante du processus. « Nous ouvrons notre environnement d'essais et ils peuvent effectuer des conversions simulées. C'est durant ces essais qu'ils découvriront les failles de leur système et comment les résoudre avant de commencer à exploiter leur nouveau système. »

Le projet de la CIBC World Markets

Mme Olson et l'équipe de soutien technique mettent la touche finale à un projet à plusieurs niveaux auquel participent la CIBC World Markets, Merrill Lynch et HSBC. « Ce projet a été divisé en trois phases car le changement était très complexe. Premièrement, il y a eu un changement de nom, Merrill est devenu CIBC World Markets. Ensuite certaines parties de Merrill sont passées à la CIBC et certaines parties de HSBC sont passées à la CIBC. Merrill avait plusieurs comptes de nom de client qui n'étaient pas repris par CIBC World Markets; ces courtiers ont donc dû effectuer des transferts externes à d'autres distributeurs ou courtiers principaux.

Avis de correction d'erreur

Selon Mme Olson, le projet pour la CIBC World Markets est le plus important et le plus compliqué sur lequel elle ait jamais travaillé depuis qu'elle s'est jointe à l'équipe de FundSERV en 1999. « Ce projet a commencé en février, la phase deux a été complétée en mars et la phase finale en juin. Il arrive que nous ayons plus d'une fusion survenant en même temps, mais le projet de la CIBC World Markets est très vaste et complexe.

"La planification et les essais représentent toujours la mesure la plus appropriée pour terminer ces procédures commerciales complexes à temps et atteindre tous les objectifs fixés. Nous continuerons de parcourir les publications sur les investissements pour obtenir de l’information sur les nouvelles fusions et ainsi continuer à garder une longueur d’avance et être prêts."

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