Les Lignes directrices de la signature électronique entrent en vigueur le 1er novembre

Nous remercions de nouveau toutes les personnes qui nous ont envoyé leur rétroaction durant la période de commentaires.

Nous avons collaboré avec les participants de l’industrie pour mettre à jour et clarifier les Lignes directrices de la signature électronique et l’Addenda au contrat pour tenir compte de ces commentaires. Fundserv est heureuse de vous annoncer que la nouvelle date d’implémentation sera le 1er novembre 2018.

Quels sont les changements apportés?

Ce qui suit est un sommaire de haut niveau des changements :

  1. Lignes directrices – nous avons apporté deux petits changements : la piste de vérification ne doit plus être conservée en transit vers le destinataire et la stratégie de marque n’est plus limitée à l’expéditeur.
  2. Addenda au contrat – nous avons apporté plusieurs changements pour clarifier le texte et faire correspondre la terminologie dans tout le document. De plus, nous avons apporté deux changements principaux aux Modalités et conditions :
    • Les sociétés émettrices ne seront pas assujetties aux Modalités et conditions avant qu’elles ne les « acceptent ». L’Addenda au contrat entre en vigueur lorsqu’un destinataire accepte la directive initiale signée électroniquement et agit en fonction de celle-ci. Une fois que celle-ci est acceptée, les Modalités et conditions s’appliquent à toute directive subséquente.
    • L’Addenda au contrat n’élargira pas la responsabilité des sociétés émettrices au-delà de leurs obligations courantes pour ce qui concerne les directives signées physiquement.
  3. Document d’accompagnement – nous avons apporté plusieurs changements pour faire correspondre la terminologie au texte de l’Addenda au contrat. De plus, nous avons ajouté de nouveaux éléments à la section de FAQ pour répondre aux questions reçues lors de nos webinaires et durant la période de commentaires.

Que se passera-t-il le 1er novembre?

À compter du 1er novembre, les documents signés électroniquement applicables échangés entre un expéditeur et un destinataire seront assujettis aux Modalités et conditions définies dans l’Addenda au contrat. Lorsqu’une organisation envoie des documents signés électroniquement à une autre société pour fournir des directives, les documents devront se conformer aux Lignes directrices. À titre de destinataire, votre organisation devra respecter les Modalités et conditions de l’Addenda au contrat la première fois qu’elle reçoit des directives d’un formulaire signé électroniquement et sera tenue d’agir en fonction de celles-ci.

En prévision de l’implémentation et/ou de l’acceptation de documents signés électroniquement, nous recommandons que vos équipes de conformité, d’exploitation et votre contentieux examinent les Lignes directrices et se familiarisent avec celles-ci afin que tout changement prévu, ou rendu nécessaire à la suite de cette initiative, au sein de votre organisation puisse s’harmoniser avec ces lignes directrices. Même si vous n’avez actuellement pas de service de signature électronique, vous pourriez recevoir un document signé électroniquement. Votre compréhension des Modalités et conditions d’acceptation des signatures électroniques figurant dans l’Addenda au contrat permettra aux autres membres de l’industrie de faire affaire plus facilement avec vous.

Si vous avez des questions sur l’initiative de la signature électronique, veuillez contacter votre gestionnaire des relations avec la clientèle ou tech@fundserv.com.