La politique de confidentialité

Mise à jour : avril 2024 
Révisé par : Responsable de la protection des renseignements personnels de Fundserv 
Révision : mars 2024   

Cette politique de confidentialité présente une vue d’ensemble de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et décrit notre engagement à assurer la protection, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Fundserv a établi des pratiques et des procédures pour assurer la protection des renseignements personnels. Plus précisément, Fundserv maintient des politiques et des procédures conformes à ses obligations en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »).

Si vous avez des questions ou des préoccupations après avoir lu cette politique de confidentialité, veuillez contacter le bureau de la protection des renseignements personnels de Fundserv à l’adresse suivante : privacy@fundserv.com

Le présente Politique de confidentialité doit être lu avec notre politique en matière de témoins (« cookies »), qui décrit la manière dont Fundserv utilise les cookies pour gérer son site Web. Cette politique de confidentialité est sujette à des changements en réponse à des modifications de lois et/ou des examens périodiques des opérations de Fundserv. Cette politique de confidentialité sera au minimum révisée et approuvée annuellement par agent de la protection de la vie privée.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est un renseignement qui vous concerne et qui peut être utilisé pour vous identifier directement ou indirectement.

Les renseignements personnels peuvent comprendre un nom, des coordonnées, des renseignements sur la santé, un numéro d’assurance sociale, des renseignements bancaires, un numéro de permis de conduire, un numéro de carte d’assurance-maladie, des renseignements sur le passeport, des transactions financières — essentiellement tout renseignement vous concernant.

Les renseignements personnels n’incluent généralement pas les coordonnées d’affaires telles que l’adresse professionnelle, le titre professionnel, le courriel professionnel, le numéro de téléphone professionnel – cela s’applique également si vous utilisez votre adresse résidentielle comme adresse pour votre entreprise.

Qui sommes-nous

Fundserv représente le carrefour indispensable de connectivité entre les membres du secteur canadien de l’investissement. Notre société, dont le siège social est situé à Toronto, relie électroniquement les sociétés émettrices, distributeurs et intermédiaires, en leur permettant d’acheter, de vendre et de transférer des fonds de placement. Comptant plus de 100 employés, Fundserv est au service de plusieurs centaines de membres et fournit un accès en ligne à plus de 95 000 produits de fonds de placement.

Fundserv traite les données et les transferts pour les membres en tant que plateforme de partage de données centralisée, en envoyant des renseignements sur les transactions de fonds entre les membres de manière fluide. Les membres agissent en tant que responsables du traitement des données et donnent des instructions à Fundserv, qui agit en tant que sous-traitant des données afin de fournir une plateforme et des services à ces membres, qui inclus les distributeurs, les intermédiaires et les courtiers chargés de comptes, ainsi que les sociétés émettrices.

Fundserv traite les données pour le compte des :

Qu’est-ce que cela signifie pour moi en tant qu’investisseur individuel ?

Fundserv agit comme un intermédiaire entre les membres pour faciliter le flux des transactions financières, faciliter les mouvements d’argent pour les transactions financières, mettre à jour les comptes de flux et communiquer les fichiers de conciliation des transactions/comptes entre les membres. En tant qu’investisseur, vous rencontrez un conseiller financier pour vous aider à atteindre vos objectifs, par exemple l’achat d’une maison ou votre retraite. Souvent, le plan financier comprend des fonds communs de placement. Les demandes de transaction pour ces fonds sont envoyées par un cabinet de conseillers financiers à Fundserv et nous dirigeons la commande vers la société de fonds appropriée. Nous soutenons également le transfert de votre argent de votre compte vers des sociétés de fonds.

Est-ce que cela signifie que Fundserv a des copies de mes renseignements d’investissement et a accès à mes renseignements personnels ?

Dans des cas limités, comme lorsque des personnes visitent notre site Web, Fundserv recueillera des renseignements personnels (comme votre adresse IP et des informations sur votre localisation) directement auprès de vous. Cependant, dans la plupart des cas, Fundserv ne recueille pas directement de renseignements personnels auprès d’investisseurs. Vos renseignements personnels sont plutôt fournis par nos membres, c’est-à-dire votre fournisseur de services, et sont regroupés dans un dossier. Un nombre limité d’employés ont accès à ce dossier pour confirmer que les transactions ont été traitées correctement.

Fundserv conserve généralement une copie de votre dossier pour une période de 90 jours ou moins. Cela permet de confirmer que les transactions ont été traitées correctement.

Une fois que le délai de conservation de vos renseignements personnels est atteint, vos renseignements seront détruits ou anonymisé d’une manière sécurisée. Fundserv peut toutefois conserver des renseignements dépersonnalisés à des fins commerciales ; cependant, grâce à un processus rigoureux, nous nous assurons que ces renseignements ne puissent pas être utilisés pour vous réidentifier.

Il peut y avoir des circonstances prévues par la loi obligeant Fundserv à conserver vos renseignements pendant une plus longue période, le tout conformément à nos politiques de conservation de données.

Comment est-ce que Fundserv utilise des renseignements personnels ?

Fundserv utilise les données reçues de membres (ce qui peut inclure des renseignements personnels) pour fournir des services aux membres. Plus précisément, nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour :

• Traiter les transactions et permettre l’utilisation des services ;
• Effectuer des vérifications, notamment des transactions et des activités du réseau ;
• Fournir un soutien technique et répondre aux demandes d’information, incluant de la part des membres ou des personnes à qui les renseignements se rapportent ;
• Assurer le stockage des données, qui peuvent inclure des renseignements personnels et conserver des registres de nos activités de traitement ;
• Se conformer à toutes les obligations légales qui s’appliquent à Fundserv en relation avec nos services et sites Web ;
• Fournir des avis et des mises à jour sur nos services ou envoyer d’autres communications pertinentes à l’utilisation de nos services ; et
• Protéger les membres et autres individus en améliorant notre capacité à détecter et à prévenir la fraude et les activités potentiellement illégales en lien avec nos services et à faire respecter nos droits.

Veuillez noter que Fundserv n’utilise pas les renseignements personnels pour prendre des décisions concernant des personnes en se fondant exclusivement sur le traitement automatisé de tels renseignements.  

Est-ce que Fundserv partage mes renseignements personnels avec des tiers ?

Il existe des circonstances limitées dans lesquelles Fundserv peut partager vos renseignements personnels avec des tiers. Cela comprend :

• Des situations dans lesquelles Fundserv est tenu ou est autorisé par la loi à partager les renseignements, par exemple, dans le cadre d’une enquête des agents de l’autorité chargés de faire appliquer la loi ou sous l’autorité d’une ordonnance du tribunal ou à d’autres fins légales.
• Les communications à un organisme de réglementation, tel que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 
• Fundserv peut faire appel à des sous-traitants afin d’utiliser leurs outils et leur expertise pour exploiter ou améliorer nos services. Ces sous-traitants fournissent des services de technologie de l’information qui nous aident à exploiter nos sites Web et nos services.
• Des fins liées à la couverture d’assurance.
• Si Fundserv était dans un processus de vente ou subit une réorganisation dans le type d’affaires que nous exerçons.

Lorsque nous stockons vos renseignements ou que nous faisons appel à un fournisseur de services qui opère en dehors du Canada, les renseignements personnels peuvent alors être stockés, traités ou utilisés dans un autre pays. Dans ces cas, vos renseignements personnels peuvent être soumis à la loi de la juridiction dans laquelle ils sont utilisés ou stockés, y compris toute loi autorisant ou exigeant la divulgation des renseignements à un gouvernement, une agence gouvernementale, un tribunal ou un organisme chargé de l’application de la loi de ce pays. Fundserv stocke des données sur des serveurs situés au Canada et aux États-Unis. Les pays dans lesquels nos fournisseurs de services exercent leurs activités sont le Canada et les États-Unis. 

Pour les résidents du Québec : Veuillez noter que vos renseignements personnels peuvent être stockés à l’extérieur du Québec. 

Comment est-ce que Fundserv protège mes renseignements personnels ?

Fundserv utilise une multitude de mesures de protection administratives, physiques et techniques pour protéger les renseignements confidentiels, y compris les renseignements personnels. Les mesures de protection techniques réfèrent aux mesures de sécurité du réseau comme les pare-feu, les mesures de protection physiques réfèrent aux protections physiques telles que les portes verrouillées et les caméras de sécurité, et les protections administratives réfèrent aux politiques et procédures comme les politiques sur les mots de passe et la formation obligatoire. Tous les appareils mobiles sont chiffrés et protégés par mot de passe. Fundserv limite l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés qui en ont besoin. Tous les employés reçoivent une formation sur la protection de la vie privée. Nous avons des politiques et des procédures qui traitent des incidents de confidentialité, de la protection des renseignements personnels, du droit d’accès et de la conservation des données. Fundserv effectue un audit externe annuel pour examiner nos politiques, pratiques et autres mesures de protection en matière de sécurité et de confidentialité.

Comment Fundserv s’assure-t-elle qu’elle a obtenu mon consentement pour traiter mes renseignements personnels ? 

Le fournisseur de services qui soumet vos renseignements à Fundserv aux fins de traitement a la responsabilité de s’assurer qu’il obtient votre consentement à cet égard. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le consentement au traitement de vos renseignements personnels par Fundserv, veuillez communiquer avec votre fournisseur de services. 

Je suis membre de Fundserv. Où puis-je trouver de l’information sur les pratiques de protection des renseignements personnels de Fundserv ?

Dans la trousse de démarrage, vous trouverez une copie de l’Addenda relatif à la protection des données qui fournit de l’information sur les pratiques de protection de la vie privée utilisées par Fundserv pour protéger les renseignements des membres et des renseignements sur la conformité aux lois applicables sur la protection de la vie privée. Fundserv effectue un audit externe annuel pour examiner nos politiques, pratiques et autres mesures de protection en matière de sécurité et de confidentialité. En tant que membre, vous pouvez demander une copie de l’audit en contactant notre bureau de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy@fundserv.com.  

Qui puis-je contacter pour des questions, commentaires et préoccupations concernant la protection des renseignements personnels ?

Veuillez communiquer avec le bureau de la protection des renseignements personnels de Fundserv pour toute question, préoccupation ou commentaire concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels.

Pour soumettre une demande relative à un droit que vous pourriez avoir en vertu de la législation applicable sur la protection des renseignements personnels, comme le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels ou la correction de ceux-ci, ou le droit d’obtenir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé (uniquement pour les personnes résidant au Québec), veuillez soumettre votre demande à votre fournisseur de services (membre de Fundserv). Pour discuter de ce processus avec Fundserv ou recevoir des précisions sur comment transmettre votre demande, veuillez communiquer avec notre bureau de la protection des renseignements personnels. Nous serons heureux de vous aider.

Vous pouvez nous contacter pour demander l’accès à vos informations personnelles ou exercer tout autre droit concernant vos informations personnelles. Nos bureaux sont situés :

À l’attention de : Privacy Office

Fundserv Inc.
333, rue Bay, bureau 2600
Toronto, ON
M5H 2R2 Canada
Courriel : privacy@fundserv.com

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Politique en matière de témoins 

Mise à jour : avril 2024 
Révisée par : Responsable de la protection des renseignements personnels de Fundserv 
Révisée : mars 2024 

La présente Politique en matière de témoins (la « Politique ») peut être modifiée en fonction de l’évolution de la législation, des progrès technologiques et/ou de l’examen périodique des activités de Fundserv.

La présente Politique s’applique à https://www.fundserv.com/fr/ (le « site Web ») et à tous ses sousdomaines, y compris le portail Fundserv Connect. La Politique doit être lue conjointement avec la Politique de confidentialité de Fundserv, qui décrit la façon dont Fundserv recueille, utilise et communique les renseignements personnels. Les renseignements non identifiables recueillis sur le site Web peuvent être communiqués à d’autres personnes lorsque la loi applicable l’exige ou le permet (par exemple, à la demande d’une autorité de réglementation), et peuvent être archivés de manière permanente pour une utilisation future.

Introduction

Les témoins sont de petits éléments de données (fichiers texte) qui sont enregistrés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez notre site Web pour que les renseignements puissent être sauvegardés entre les visites. Les témoins sont largement utilisés pour faire fonctionner les sites Web, ou les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des renseignements aux propriétaires des sites Web. Nous utilisons les témoins à plusieurs fins, notamment les suivantes :

• identifier les utilisateurs ;
• enregistrer vos réglages et vos préférences ;
• analyser le trafic sur le site Web ;
• suivre le comportement de navigation des utilisateurs.

Que sont les témoins temporaires et les témoins persistants? 

Les témoins qui expirent à la fin d’une séance de navigation (habituellement lorsqu’un utilisateur quitte son navigateur) sont appelés des « témoins temporaires ». Les témoins qui peuvent être conservés plus longtemps sont appelés des « témoins persistants » et resteront sur votre appareil jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement ou que votre navigateur les supprime après une période déterminée. Les témoins persistants comprennent notamment ceux qui permettent à notre site Web d’« enregistrer » un nom d’utilisateur pour que le visiteur n’ait pas à saisir son nom d’utilisateur chaque fois qu’il interagit avec la page de connexion. 

Que sont les témoins de première partie et les témoins de tierce partie?

Les témoins que nous mettons en place sont appelés des « témoins de première partie » et les témoins qui sont mis en place par une société autre que Fundserv sont appelés des « témoins de tierce partie ». Les témoins de tierce partie sont généralement utilisés lorsque le site Web ajoute des éléments provenant d’autres sites Web, tels que des images, des modules d’extension de médias sociaux ou de la publicité. Lorsque le navigateur ou un autre logiciel récupère ces éléments sur d’autres sites Web, il peut également installer des témoins.

Quels sont les témoins utilisés par Fundserv et comment Fundserv les utilise-t-elle?

Note site Web utilise les types de témoins suivants :

Témoins strictement nécessaires (obligatoires)

Ces témoins sont nécessaires au fonctionnement de notre site Web et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils ne sont généralement installés qu’en réponse à des actions que vous effectuez et qui correspondent à une demande de services, comme régler vos préférences en matière de confidentialité, ouvrir une session ou remplir des formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il bloque ces témoins ou qu’il vous en informe, mais cela empêchera certaines parties des sites Web de fonctionner correctement.

Fournisseur du témoin	Nom du témoin	Fonction	Témoin de première partie ou de tierce partie	Durée du témoin
Fundserv	Session ID	Ce témoin stocke des renseignements comme les données saisies par l’utilisateur et suit la navigation de l’utilisateur sur le site Web. Aucun autre renseignement n’est stocké dans ce témoin temporaire.	Témoin de première partie	Lorsque l’utilisateur quitte le site Web ou ferme la fenêtre de son navigateur. Il s’agit d’un témoin temporaire.

Témoins de performance

Ces témoins recueillent des renseignements sur la façon dont les visiteurs utilisent les sites Web et surveillent la performance de ces sites Web. Par exemple, les témoins de performance nous indiquent quelles sont les pages les plus populaires, surveillent le trafic sur notre site Web et compilent des informations analytiques de manière anonyme. Les témoins de performance peuvent également être utilisés pour identifier les problèmes d’exploitation du site Web et pour les corriger.

Les renseignements particuliers que Fundserv utilise à partir de Google Analytics sont les suivants : 

• le nombre de visiteurs sur le site Web fundserv.com ;
• des données statistiques de session, notamment le temps qu’une personne passe sur le site Web fundserv.com ;
• la géolocalisation approximative du visiteur ;
• des renseignements sur le navigateur et l’appareil, notamment si le visiteur utilise un téléphone portable ou un ordinateur de bureau, et s’il utilise Chrome ou Microsoft Edge.

Pour obtenir plus de renseignements à cet égard, veuillez consulter le site du Centre d’aide Google Analytics.

Fournisseur du témoin	Nom du témoin	Fonction	Témoin de première partie ou de tierce partie	Durée du témoin
Google Analytics	_ga_89ELDC2RS8	Ce témoin est utilisé par Google Analytics pour conserver l’état de la session.	Témoin de première partie	1 an et 1 mois
Google Analytics	_gat_UA-186732774-1	Il s’agit d’un témoin de type modèle défini par Google Analytics, dans lequel l’élément modèle du nom contient le numéro d’identité unique du compte ou du site Web auquel il se rapporte.	Témoin de première partie	53 secondes
Google Analytics	_gid	Le témoin est défini par Google Analytics. Il stocke une valeur unique pour chaque page consultée et est utilisé pour compter et suivre les pages vues.	Témoin de première partie	1 jour
Google Universal Analytics	_ga	Le nom de ce témoin est associé à Google Universal Analytics (qui est une mise à jour importante du service d’analyse de Google le plus couramment utilisé). Ce témoin est utilisé pour faire la distinction entre les utilisateurs uniques en attribuant un numéro généré de manière aléatoire comme identifiant client. Il est inclus dans chaque requête de page d’un site et utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes pour les rapports d’analyse des sites.	Témoin de première partie	1 an et 1 mois
Fundserv	Visitor ID	Il s’agit d’un modèle de témoins qui ajoute un identifiant unique au visiteur d’un site Web.	Témoin de première partie	1 an et 1 mois

Fundserv utilise principalement des témoins de tierce partie par l’intermédiaire de Google Analytics pour recueillir des renseignements, de manière anonyme, sur la façon dont les visiteurs utilisent le site Web. Fundserv utilise les renseignements recueillis par Google Analytics aux fins d’analyse, pour améliorer ses services et conformément à sa politique de confidentialité. 

Témoins de fonctionnalité 

Ces témoins sont utilisés pour reconnaître et enregistrer vos préférences. Par exemple, les témoins de fonctionnalité peuvent utiliser des renseignements, comme vos préférences linguistiques, pour s’assurer que vous entrez dans une version de notre site Web qui vous offrira une expérience continue. 

Le portail Fundserv Connect recueille des témoins de première partie qui sont nécessaires pour permettre au site Web et à ses composants de fonctionner correctement, pour mettre en œuvre certaines mesures de sécurité (p. ex. pour prévenir les connexions non autorisées), pour faciliter l’analyse et pour améliorer nos services, conformément à notre politique de confidentialité. 

Fournisseur du témoin	Nom du témoin	Fonction	Témoin de première partie ou de tierce partie	Durée du témoin
Fundserv	ZNPCQ003-35383900	Enregistre le nom d’utilisateur du visiteur sur le portail Fundserv Connect afin qu’il n’ait pas à saisir son nom d’utilisateur chaque fois qu’il visite le portail.	Témoin de première partie	1 an
Fundserv	FS_CONNECT_LANG	Enregistre les préférences linguistiques	Témoin de première partie	Session

Témoins de ciblage 

Notre site Web n’utilise pas de témoins de ciblage. 

Puis-je refuser les témoins? 

Vous pouvez choisir de refuser les témoins si votre navigateur vous le permet, mais ce refus pourrait nuire à votre utilisation du site Web et à votre capacité à avoir accès à certaines caractéristiques qu’il offre. 

Vous pouvez choisir que votre ordinateur vous avertisse chaque fois qu’un témoin est installé ou vous pouvez choisir de désactiver tous les témoins. Pour ce faire, vous devez utiliser les configurations de votre navigateur Internet (par exemple, Microsoft Edge ou Chrome). La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les témoins. Comme chaque navigateur est légèrement différent, veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour savoir comment modifier vos paramètres en matière de témoins. 

Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de Google Analytics, veuillez consulter le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics. 

Pour toute question ou préoccupation, veuillez communiquer avec le bureau de la protection de la vie privée de Fundserv par courriel à l’adresse  privacy@fundserv.com.