La politique de confidentialité

Mise à jour : 3 octobre 2023
Révisé par : Agent de la protection de la vie privée de Fundserv
Révisé : juin 2023

Cette politique de confidentialité présente une vue d’ensemble de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et décrit notre engagement à assurer la protection, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Fundserv a établi des pratiques et des procédures pour assurer la protection des renseignements personnels. Plus précisément, Fundserv maintient des politiques et des procédures conformes à ses obligations en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »).

Si vous avez des questions ou des préoccupations après avoir lu cette politique de confidentialité, veuillez contacter le bureau de la protection des renseignements personnels de Fundserv à l’adresse suivante : privacy@fundserv.com

Cette politique de confidentialité est sujet à changement en réponse à des modifications de lois et/ou des examens périodiques des opérations de Fundserv. Cette politique de confidentialité sera au minimum révisée et approuvée annuellement par agent de la protection de la vie privée.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est un renseignement qui vous concerne et qui peut être utilisé pour vous identifier directement ou indirectement.

Les renseignements personnels peuvent comprendre un nom, des coordonnées, des renseignements sur la santé, un numéro d’assurance sociale, des renseignements bancaires, un numéro de permis de conduire, un numéro de carte d’assurance-maladie, des renseignements sur le passeport, des transactions financières — essentiellement tout renseignement vous concernant.  

Les renseignements personnels n’incluent généralement pas les coordonnées d’affaires telles que l’adresse professionnelle, le titre professionnel, le courriel professionnel, le numéro de téléphone professionnel – cela s’applique également si vous utilisez votre adresse résidentielle comme adresse pour votre entreprise.

Qui sommes-nous

Fundserv représente le carrefour indispensable de connectivité entre les membres du secteur canadien de l’investissement. Notre société, dont le siège social est situé à Toronto, relie électroniquement les sociétés émettrices, distributeurs et intermédiaires, en leur permettant d’acheter, de vendre et de transférer des fonds de placement. Comptant plus de 100 employés, Fundserv est au service de plusieurs centaines de membres et fournit un accès en ligne à plus de 95 000 produits de fonds de placement.

Fundserv traite les données et les transferts pour les membres en tant que plateforme de partage de données centralisée, en envoyant des renseignements sur les transactions de fonds entre les membres de manière fluide. Les membres agissent en tant que responsables du traitement des données et donnent des instructions à Fundserv, qui agit en tant que responsable du sous-traitement des données afin de fournir une plateforme et des services à ces membres, qui inclus les distributeurs, les intermédiaires et les courtiers chargés de comptes, ainsi que les sociétés émettrices.

Fundserv traite les données pour le compte des :

Qu’est-ce que cela signifie pour moi en tant qu’investisseur individuel ?

Fundserv agit comme un intermédiaire entre les membres pour faciliter le flux des transactions financières, faciliter les mouvements d’argent pour les transactions financières, mettre à jour les comptes de flux et communiquer les fichiers de conciliation des transactions/comptes entre les membres. En tant qu’investisseur, vous rencontrez un conseiller financier pour vous aider à atteindre vos objectifs, par exemple l’achat d’une maison ou votre retraite. Souvent, le plan financier comprend des fonds communs de placement. Les demandes de transaction pour ces fonds sont envoyées par un cabinet de conseillers financiers à Fundserv et nous dirigeons la commande vers la société de fonds appropriée. Nous soutenons également le transfert de votre argent de votre compte vers des sociétés de fonds.

Est-ce que cela signifie que Fundserv a des copies de mes renseignements d’investissement et a accès à mes renseignements personnels ?

Fundserv ne recueille pas directement de renseignements personnels auprès d’investisseurs. Vos renseignements personnels sont plutôt fournis par nos membres, c’est-à-dire votre fournisseur de services, et sont regroupés dans un dossier. Un nombre limité d’employés ont accès à ce dossier pour confirmer que les transactions ont été traitées correctement.

Fundserv conserve généralement une copie de votre dossier pour une période de 90 jours ou moins. Cela permet de confirmer que les transactions ont été traitées correctement.

Une fois que le délai de conservation de vos renseignements personnels est atteint, vos renseignements seront détruits ou anonymisé d’une manière sécurisée. Fundserv peut toutefois conserver des renseignements dépersonnalisés à des fins commerciales ; cependant, grâce à un processus rigoureux, nous nous assurons que ces renseignements ne puissent pas être utilisés pour vous réidentifier.

Il peut y avoir des circonstances prévues par la loi obligeant Fundserv à conserver vos renseignements pendant une plus longue période, le tout conformément à nos politiques de conservation de données.

Comment est-ce que Fundserv utilise des renseignements personnels ?

Fundserv utilise les données reçues de membres (ce qui peut inclure des renseignements personnels) pour fournir des services aux membres. Plus précisément, nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour :

• Traiter les transactions et permettre l’utilisation des services ;
• Effectuer des vérifications, notamment des transactions et des activités du réseau ;
• Fournir un soutien technique et répondre aux demandes d’information, incluant de la part des membres ou des personnes à qui les renseignements se rapportent ;
• Assurer le stockage des données, qui peuvent inclure des renseignements personnels, et conserver des registres de nos activités de traitement ;
• Se conformer à toutes les obligations légales qui s’appliquent à Fundserv en relation avec nos services et sites Web ;
• Fournir des avis et des mises à jour sur nos services ou envoyer d’autres communications pertinentes à l’utilisation de nos services ; et
• Protéger les membres et autres individus en améliorant notre capacité à détecter et à prévenir la fraude et les activités potentiellement illégales en lien avec nos services et à faire respecter nos droits.

Est-ce que Fundserv partage mes renseignements personnels avec des tiers ?

Il existe des circonstances limitées dans lesquelles Fundserv peut partager vos renseignements personnels avec des tiers. Cela comprend :

• Des situations dans lesquelles Fundserv est tenu ou est autorisé par la loi à partager les renseignements, par exemple, dans le cadre d’une enquête des agents de l’autorité chargés de faire appliquer la loi ou sous l’autorité d’une ordonnance du tribunal ou à d’autres fins légales.
• Les communications à un organisme de réglementation, tel que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 
• Fundserv peut faire appel à des sous-traitants afin d’utiliser leurs outils et leur expertise pour exploiter ou améliorer nos services. Ces sous-traitants fournissent des services de technologie de l’information qui nous aident à exploiter nos sites Web et nos services.
• Des fins liées à la couverture d’assurance.
• Si Fundserv était dans un processus de vente ou subit une réorganisation dans le type d’affaires que nous exerçons.

Comment est-ce que Fundserv protège mes renseignements personnels ?

Fundserv utilise une multitude de mesures de protection administratives, physiques et techniques pour protéger les renseignements confidentiels, y compris les renseignements personnels. Les mesures de protection techniques réfèrent aux mesures de sécurité du réseau comme les pare-feu, les mesures de protection physiques réfèrent aux protections physiques telles que les portes verrouillées et les caméras de sécurité, et les protections administratives réfèrent aux politiques et procédures comme les politiques sur les mots de passe et la formation obligatoire. Tous les appareils mobiles sont chiffrés et protégés par mot de passe. Fundserv limite l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés qui en ont besoin. Tous les employés reçoivent une formation sur la protection de la vie privée. Nous avons des politiques et des procédures qui traitent des incidents de confidentialité, de la protection des renseignements personnels, du droit d’accès et de la conservation des données. Fundserv effectue un audit externe annuel pour examiner nos politiques, pratiques et autres mesures de protection en matière de sécurité et de confidentialité.

Je suis membre de Fundserv. Où puis-je trouver de l’information sur les pratiques de protection des renseignements personnels de Fundserv ?

Dans la trousse de démarrage, vous trouverez une copie de la Politique de protection des renseignements personnels qui fournit de l’information sur les pratiques de protection de la vie privée utilisées par Fundserv pour protéger les renseignements des membres et des renseignements sur la conformité aux lois applicables sur la protection de la vie privée. Fundserv effectue un audit externe annuel pour examiner nos politiques, pratiques et autres mesures de protection en matière de sécurité et de confidentialité. En tant que membre, vous pouvez demander une copie de l’audit en contactant notre bureau de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy@fundserv.com.  

Qui puis-je contacter pour des questions, commentaires et préoccupations concernant la protection des renseignements personnels ?

Veuillez communiquer avec le bureau de la protection des renseignements personnels de Fundserv pour toute question, préoccupation ou commentaire concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels.

Pour soumettre une demande relative à un droit que vous pourriez avoir en vertu de la législation applicable sur la protection des renseignements personnels, comme le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels ou la correction de ceux-ci, veuillez soumettre votre demande à votre fournisseur de services (membre de Fundserv). Pour discuter de ce processus avec Fundserv ou recevoir des précisions sur comment transmettre votre demande, veuillez communiquer avec notre bureau de la protection des renseignements personnels. Nous serons heureux de vous aider. 

Vous pouvez nous contacter pour demander l’accès à vos informations personnelles ou exercer tout autre droit concernant vos informations personnelles. Nos bureaux sont situés :

À l’attention de : Privacy Office

Fundserv Inc.
333, rue Bay, bureau 2600
Toronto, ON

M5H 2R2 Canada

Courriel : privacy@fundserv.com

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La politique en matière de cookies

Mise à jour : 12 juin 2023
Révisé par : Agent de la protection de la vie privée de Fundserv
Révisé : juin 2023

Cette politique en matière de cookies (Politique) peut être modifiée en fonction de l’évolution de la législation, des progrès technologiques et/ou de l’examen périodique des activités de Fundserv.

Cette Politique s’applique à https://www.fundserv.com/ (le site Web) et à tous ses sous-domaines, y compris le portail Fundserv Connect. La Politique s’applique conjointement avec la politique de confidentialité de Fundserv.   

Introduction

Les cookies sont une technologie spécifique qui stocke des informations entre les visites d’un site Web. Ils sont utilisés de différentes manières, notamment :

• aider les utilisateurs à se connecter à un site Web;
• analyser le trafic sur le site Web; ou
• suivre le comportement de navigation des utilisateurs.

Les cookies peuvent être utiles parce qu’ils aident un site Web à mémoriser des informations sur votre visite, ce qui peut à la fois faciliter votre prochaine visite sur le site et le rendre plus utile pour vous. Les cookies sont largement utilisés pour faire fonctionner les sites Web, ou les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires des sites Web. Sans les cookies, ou toute autre méthode similaire, les sites Web n’auraient aucune façon de « mémoriser » informations sur les visiteurs, comme s’ils sont connectés à Fundserv Connect ou la langue qu’ils préfèrent lorsqu’ils naviguent sur un site Web.

Vous pouvez choisir de faire en sorte que votre ordinateur vous avertisse chaque fois qu’un cookie est envoyé ou vous pouvez choisir de désactiver tous les cookies. Pour ce faire, vous devez utiliser les paramètres de votre navigateur Internet (par exemple, Microsoft Edge ou Chrome). La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les cookies. Chaque navigateur étant légèrement différent, veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour savoir comment modifier vos paramètres en matière de cookies.

Vous pouvez choisir que votre ordinateur vous avertisse chaque fois qu’un cookie est envoyé ou vous pouvez choisir de désactiver tous les cookies. Pour ce faire, vous devez utiliser les configurations de votre navigateur d’Internet (par exemple, Microsoft Edge ou Chrome). La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les cookies. Chaque navigateur étant légèrement différent, alors veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour savoir comment modifier vos paramètres en matière de cookies.

Que sont les cookies de session et les cookies persistants?

Les cookies qui expirent à la fin d’une session de navigation (normalement lorsque l’utilisateur quitte son navigateur) sont appelés cookies de session. Les cookies qui peuvent être conservés plus longtemps sont appelés cookies persistants, par exemple lorsqu’une page de connexion enregistre un nom d’utilisateur afin que le visiteur n’ait pas à saisir son nom d’utilisateur à chaque fois qu’il interagit avec la page de connexion.

Qu’est-ce qu’un cookie de première partie et un cookie tiers?

Le fait qu’un cookie soit de première ou de tiers fait référence au site Web ou au domaine qui place le cookie.

Les cookies de première partie sont installés directement par le site Web que l’utilisateur visite, c’est-à-dire l’URL affichée dans la barre d’adresse du navigateur.

Les cookies tiers sont installés par un domaine autre que celui que l’utilisateur visite. Cela se produit généralement lorsque le site Web intègre des éléments provenant d’autres sites Web, tels que des images, des modules d’extension de médias sociaux ou de la publicité. Lorsque le navigateur ou un autre logiciel récupère ces éléments sur d’autres sites Web, il peut également installer des cookies.

Quels sont les cookies utilisés par Fundserv et comment Fundserv les utilise-t-il?

Pour le domaine https://www.fundserv.com/, Fundserv utilise des cookies de tiers par Google Analytics pour collecter des informations, sous une forme anonyme, sur la façon dont les visiteurs utilisent le site Web. Fundserv utilise les renseignements recueillis par Google Analytics à des fins d’analyse, pour améliorer ses services et conformément à sa politique de confidentialité.

Les informations spécifiques que Fundserv utilise à partir de Google Analytics sont les suivantes:

• le nombre de visiteurs du site Web fundserv.com
• les statistiques de session, notamment le temps qu’une personne passe sur le site Web fundserv.com
• la géolocalisation approximative du visiteur
• informations sur le navigateur et l’appareil, notamment si le visiteur utilise un téléphone portable ou un ordinateur de bureau et s’il utilise Chrome ou Microsoft Edge

Pour plus d’informations, veuillez consulter le site d’assistance de Google Analytics.

Le portail Fundserv Connect recueille des cookies de première partie. Ces cookies sont nécessaires pour permettre le site Web et ses composants de fonctionner correctement, pour mettre en œuvre des mesures de sécurité, pour faciliter l’analyse, pour améliorer nos services et pour les objectifs indiqués dans nos politiques. Par exemple, pour empêcher l’utilisation frauduleuse des données de connexion.

Le portail Fundserv Connect recueille un cookie persistant pour une période d’un an, qui est utilisé pour « stocker » le nom d’utilisateur du visiteur afin qu’il n’ait pas à saisir son nom d’utilisateur à chaque fois qu’il visite le portail. Il ne s’agit pas d’un cookie obligatoire.

Les informations non identifiables collectées sur le site Web peuvent être divulguées à d’autres lorsque la loi applicable l’exige ou le permet, par exemple à la demande d’une autorité de régulation, et peuvent être archivées de manière permanente pour une utilisation future.

Puis-je refuser les cookies?

Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de Google Analytics, veuillez consulter le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Vous pouvez choisir de refuser les cookies si votre navigateur le permet, mais cela peut affecter votre utilisation du site Web et votre capacité à accéder à certaines fonctions du site Web.

Pour toute question ou préoccupation, veuillez contacter le bureau de la protection de la vie privée de Fundserv par courriel à l’adresse privacy@fundserv.com.

Références :

BLG. (n.d.). Convention d’utilisation du site Web de Borden Ladner Gervais. BLG. Récupérés 24 mai, 2023, de https://www.blg.com/fr/about-us/legal?_id=CB7D1404388B4EE99F9488463DDAA9F6&_z=z

BLG. (n.d.). https://www.blg.com/-/media/insights/documents/blg-quebec-loi-64-octobre-guide2.pdf?la=fr. BLG. Récupérés 24 mai, 2023, de https://www.blg.com/-/media/insights/documents/blg-quebec-loi-64-octobre-guide2.pdf?la=fr

Gouvernement de Canada. (n.d.). Ce qu’il faut savoir sur les cookies Internet. BLG. Récupérés 24 mai, 2023, de https://www.pensezcybersecurite.gc.ca/fr/blogues/faut-savoir-cookies-internet

*Information Commissioner’s Office. (2019). Guidance on the use of Cookies and Similar Technologies. ICO. Retrieved March 16, 2023, from https://ico.org.uk/media/for-organisations/guide-to-pecr/guidance-on-the-use-of-cookies-and-similar-technologies-1-0.pdf 

*OneTrust. (2023, March 14). Cookie notice. OneTrust. Found March, 2023, at https://www.onetrust.com/cookie-policy/

*en anglais seulement